La Dirección del Trabajo solicitó un pronunciamiento a la Contraloría General de la República respecto de la implementación de la ley N° 21.180, sobre transformación digital del Estado, en relación a los antecedentes de respaldo de los pagos a proveedores, tales como facturas y resoluciones.
Asimismo, una vez que se lleve a cabo el proceso de digitalización, consultó sobre la obligación de mantener en soporte papel tales antecedentes, en tanto sean susceptibles de una revisión por parte de la Contraloría General, considerando que la citada ley N° 21.180, introdujo modificaciones a la ley N° 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado.
Como cuestión previa, el Contralor aclara que las señaladas enmiendas legales no han entrado en vigor de manera plena, ya que conforme a la modificación introducida a la ley N° 21.180 por la ley N° 21.464, aquella se aplicará gradualmente, de acuerdo a las fases establecidas en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, y no podrá extenderse para ningún órgano de la Administración del Estado más allá del 31 de diciembre del año 2027.
Sin perjuicio de ello, agrega que, de acuerdo al dictamen N° E311060, de 2023, antes de que comiencen a regir plenamente las modificaciones introducidas por la ley N° 21.180, el ordenamiento vigente permite que los organismos de la Administración del Estado implementen sistemas electrónicos para relacionarse con la ciudadanía, vía que, con la aplicación de ese cuerpo normativo, constituirá la regla acerca de la materia.
En ese contexto normativo y dado los términos de la presentación en análisis, la Contraloría General entendió que la consulta dice relación con la procedencia de eliminar los antecedentes de respaldo de pagos a proveedores que hubieren sido previamente digitalizados.
Sobre el particular, el Contralor alude al inciso primero del artículo 21 de la ley N° 10.336, previene que el órgano de control hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7° -recursos públicos, en general-, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control.
Agrega su inciso segundo, que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que se considere de especial interés conservarlos.
Por su parte, el oficio circular N° 28.704, de 1981, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor.
Enseguida, hace presente que, solo los documentos relacionados con el examen de cuentas corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por su parte para su eliminación (dictámenes N°s. 16.584 y 24.934, ambos de 2019).
Además, indica que las inspecciones y auditorías realizadas tienen el carácter definitivo desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado (dictamen N° 5.441, de 2014).
Finalmente, las solicitudes de autorización de supresión de documentos que se dirijan a control deben acompañarse de los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, que se requiere destruir, corresponden a cuentas revisadas por este Organismo, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o destrucción de dicha documentación (dictamen N° 36.583, de 2017).
De lo expuesto, el Contralor concluye que los antecedentes de respaldo de los pagos a proveedores en soporte papel a que hace alusión la Dirección del Trabajo, corresponden a documentación que es objeto de revisión por esta Contraloría General, puesto que tienen directa relación con la administración de fondos del Estado.
Respecto de aquellos, como no se acredita en la presentación de la Dirección del Trabajo que hayan sido revisados en forma definitiva por la entidad de control, se procedió a desestimar la solicitud, debiendo, por ende, mantenerlos en soporte papel para su consulta, con arreglo a los términos del citado artículo 21 de la ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por la Contraloría General.
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En consecuencia, no se autorizó a la Dirección del Trabajo eliminar los citados documentos, mientras no se cumpla con los requisitos antes señalados.
Vea dictamen de la Contraloría.